Wer wir sind Die Visio Coaching GmbH begleitet seit 2011 Menschen auf ihrem individuellen Weg zur nachhaltigen Integration in den ersten Arbeitsmarkt. Mit Standorten in Olten, Solothurn, Brugg und Wohlen unterstützen wir unsere Teilnehmenden durch persönliche und fachliche Weiterbildung, Entwicklung und Abklärung. Unser Ziel ist es, gemeinsam mit den Teilnehmenden Lösungen zu finden, die eine Erstausbildung, Umschulung oder Anstellung im ersten Arbeitsmarkt ermöglichen bzw. den Erhalt der aktuellen Arbeitsstelle sichern. Dabei legen wir grossen Wert auf eine offene und transparente Kommunikation sowie auf die Förderung der Eigenverantwortung unserer Teilnehmenden.

Ausgangslage Im Arbeitsalltag unserer Institution beantworten Mitarbeitende, vorallem in der Administration, täglich zahlreiche wiederkehrende administrative Fragen von Teilnehmenden. Diese Anfragen reichen von Themen wie Krankmeldungen über die korrekte Zeiterfassung bis hin zu IT-Problemen. Die Bearbeitung dieser Anfragen bindet wertvolle Zeit und Ressourcen, die für andere wichtige Aufgaben genutzt werden könnten. Ein digitaler Assistent, wie ein Chatbot, könnte hier Abhilfe schaffen, indem er häufig gestellte Fragen automatisiert beantwortet und somit das Personal entlastet und für andere Aufgaben zeitliche Ressourcen schafft. Challenge - Wir suchen nach einer innovativen Lösung in Form eines Chatbot-Prototyps, der häufige administrative Anfragen automatisiert beantwortet. Dieser Chatbot soll auf unserer Website integriert werden können und flexibel für zukünftige Anpassungen sein. Ziel ist es, den Teilnehmenden eine niederschwellige Möglichkeit zu bieten, schnell und effizient Antworten auf ihre Fragen zu erhalten, während gleichzeitig die internen Ressourcen geschont werden.

Anforderungen an die Lösung • Automatisierte Beantwortung: Der Chatbot soll in der Lage sein, häufig gestellte Fragen aus dem administrativen Bereich eigenständig und korrekt zu beantworten. • Integration: Die Lösung muss sich nahtlos in unsere bestehende Website integrieren lassen. • Flexibilität: Der Chatbot sollte einfach anpassbar sein, um zukünftige Änderungen oder Erweiterungen im Fragen- und Antwortenkatalog zu berücksichtigen. • Benutzerfreundlichkeit: Eine einfache und intuitive Nutzerführung ist essentiell, um die Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Teilnehmenden zu gewährleisten. • Sprachstil: Der Chatbot sollte in der Ansprache höflich und professionell sein und die Nutzer konsequent siezen.

Offene Fragen für die Teilnehmenden • Lernfähigkeit: Wie kann der Chatbot durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz kontinuierlich lernen und seine Antworten verbessern? • Visualisierung: Wie sollte der Chatbot gestaltet sein, um eine ansprechende und vertrauenswürdige Interaktion zu ermöglichen? • Mehrsprachigkeit: Soll der Chatbot in mehreren Sprachen verfügbar sein, um eine breitere Nutzerbasis anzusprechen? • Datenschutz: Wie kann sichergestellt werden, dass der Chatbot den Datenschutzrichtlinien entspricht und sensible Informationen geschützt bleiben? • Erweiterbarkeit: Kann der Chatbot so konzipiert werden, dass er zukünftig auch für externe Anfragen, beispielsweise von potenziellen Kunden, genutzt werden kann?

Verfügbare Ressourcen • Fragen- und Antwortenkatalog: Eine Liste häufig gestellter Fragen aus dem administrativen Bereich sowie die dazugehörigen Antworten in Form von Dokumenten, Links und Videos. • Technische Infrastruktur: Zugang zur bestehenden Website. • Ansprechpartner: Patricia Braun ist ist an der Challenge dabei.

Wir freuen uns auf kreative und innovative Lösungen, die dazu beitragen, unsere internen Prozesse zu optimieren und den Arbeitsalltag für Mitarbeitende und Teilnehmende zu erleichtern. Ich freue mich auf das Teamwork!

Patricia Braun Co-Leitung [email protected] 079 271 69 89